By: Alexandra Martínez / Laura Garcés
Si tenías planeado un evento que se pospuso ante las medidas para prevenir el COVID-19 (coronavirus), recuerda que el mundo digital te ofrece multitud de opciones tecnológicas para integrar a tus audiencias. A continuación, te comparto algunos pasos para trasladar tus eventos a plataformas digitales para continuar interactuando, comunicando y fomentando oportunidades de negocio.
1. Adáptate tu y tu contenido hacia la audiencia
Esto también se recomienda para eventos presenciales, pero en el formato virtual cobra mucha más relevancia. Más que nunca hay que pensar como tu espectador, planteando los objetivos que se tienen como organizadores, que se quiere comunicar puntualmente y planeando el contenido del programa del evento de la manera más detallada, corta e interactiva que se pueda a modo de lograr atención plena del participante, en un momento en que hay muchos distractores desde casa.
Algunas preguntas a considerar en este sentido, pueden ser:
- ¿Con cuanto tiempo mínimo puedo transmitir el mensaje que deseo?
- ¿Cuánto tiempo me pueden dedicar de manera real mis espectadores o invitados de manera voluntaria y activa?
- ¿Son personas con afinidad al a tecnología o debemos capacitarles antes en ello, o enviar algun manual muy visual y descriptivo previamente?
- ¿Desde que tipo de dispositivos ingresarán, computadora o teléfono celular?
- ¿Qué quiero que se lleven como recordatorio al final del evento?
- ¿Necesitan interactuar entre ellos o estarán solos desde casa como espectadores o interactuando solo a través de alguna encuesta?
Esto será la base para definir que tipo de evento es más conveniente planear, que momentos deben ser considerados en vivo con interacción en tiempo real, y cuales pueden ser a través de grabaciones previamente reaizadas o con encuestas y recursos online.
Elementos de interacción para fortalecer la atención del participante:
- Encuestas, cuestionarios o votaciones en línea
- Vídeos animados
- Paneles con expertos
- Clip de video pregrabados con personal líderes de la empresa
- Clips con videos que manden los asistentes con algún mensaje, para estar pasando entre los recesos y conferencias para dar buena vibra al evento
- Clips con animaciones y cuestiones chuscas o momentos que han pasado (bloopers)
- Usar elementos visuales como Infografías, gráficos que son muy atractivos visualmente y apoyan de manera gráfica y divertida lo que esta diciendo el ponente o presentador
2. Apóyate de un profesional de eventos y definan las plataforma que mejor se adapten a las necesidades de tu evento
Haz alianza con un organizador profesional de eventos, que vaya de la mano contigo, asesorandote en las mejores opciones en base a los requerimientos para el desarrollo de tu evento, pues aunque existen plataformas que funiconan perfecto para reuniones en línea de manera sencilla, eventos con un grado de mayor detalle o complejidad requerirán de otras integraciones o activaciones.
Define junto a tu profesional de eventos, en base si tu evento es solo webcast de modo informativo, o requiere ser una sesión interactiva, es necesario registro, salas simultáneas, break outs o sesiones simultáneas ocurriendo, etc.
Junto a un profesional organizador de eventos podrás determinar la plataforma de transmisión que más conviene de acuerdo a las características de tu audiencia y de tus contenidos y evento mismo.
3. Comunica y promueve tu evento
Lo primero para ello es definir, quien es tu audiencia, quien es el participante potencial del evento? Cómo es? Que le gusta? Cuales son sus aficiones? Que redes consulta? Cual es su perfil? Como se entera de las noticias? Que canales de comunicación son los idóneos o más efectivos para ellos?
Si el evento es para colaboradores, hay distintos medios para informar y hacer llegar el mensaje:
Canales institucionales de la empresa como el correo electrónico, los oficios, mensaje en el intranet o el sistema que usa internamente para comunicarse
O bien canales no institucionales como: grupos de whatsapp, skype, chats organizacionales, grupos de facebook de la empresa, etc.
En caso de que tu evento esté dirigido a clientes o gente externa el emailmakerting, redes sociales y telemarketing serán los más utilizados.
4. Comunica instrucciones, información relevante previa y reglas para el evento
Una vez que tienes a tus participantes confirmados, asegúrate de enviarles instrucciones básicas para utilizar la plataforma en la que se vaya a llevar a cabo el evento.
No obvies información, es mejor pecar de detallista, asumiendo que las personas no han tenido contacto nunca con un evento en este formato ni con ninguna plataforma para ello.
Da instrucciones claras, concisas y preferentemetne con algún apoyo visual para que sea de mayor facilidad para el usuario entenderlas fácilmente.
Provee un número a donde puede comunicarse si acaso tiene problemas para ingresar.
Informa y subraya su link de acceso, usuarios en caso de haberlos.
Envíales un documento con información de todo lo que deben saber previamente, y recuérdales constamentemente a través de diversos medios, recuerda que pocas veces la gente lee lo que se le envía.
Asegúrate de hacerles llegar la información de: programa del evento, speakers, materiales de apoyo, etc. De forma anticipada para que puedan conocerla antes del evento.
También considera enviar las reglas de comportamiento del evento.Al ser una práctica “nueva” muchos desconocen lo básico a tener en consideración como reglas de un evento virtual.
5. Evalua el evento al terminar y agradece al participante su asistencia
Siempre es recomendable que el participante pueda evaluar el evento, aplica una encuesta tan pronto termine el mismo, o si quieres, puedes evaluar cada sesión.
También agradeceles su participación e informales si tendrás los materiales de presentaciones, contenidos, etc. disponibles posterioremente.
Ahora, sin miedo, seamos parte de la innovación para que la interacción continúe, sigamos conectando oportunidades de negocio, marcas y mensajes para tus clientes, proveedores o colaboradores. ¡Hagamos tu evento virtual, memorable!
¡Contáctanos y juntos desarrollemos tu proyecto!